仕事の引き継ぎ方が分からない「よくある失敗例」TOP7

仕事の引き継ぎ方が分からない

本記事で紹介する内容
1.引き継ぎの「失敗例」【TOP7】
2.【職種別】引き継ぎの「ポイント」
3.「引き継ぎ」の具体的なステップ
  • 育休、産休
  • 引越し(人事異動)
  • 退職(専業主婦、転職、起業)
  • 治療(ケガ・病気)

など、急な仕事の引き継ぎに迫られるケースは多くあります。

「立つ鳥跡を濁さず」という、ことわざがあります。

仕事の引き継ぎに漏れがあり、

  • 会社や部署に「損害が出る」
  • 後から「電話で聞かれる」

ことを防ぐためにも、しっかり引き継いで今の職場を去りたいものです。

1.引き継ぎの失敗例【TOP7】

引き継ぎでやりがちな失敗例を、順位順に紹介します。

【1位】引き継ぎ資料が「分かりづらい」

一番多いのが、引き継ぎ資料が「分かりづらい」ケースです。

本人は分かりやすく作ったつもりになります。しかし、引き継いだ後任にとっては、専門用語や内容を理解できないことが多々あります。

引き継ぎ資料は「後任者の知識レベル」を意識して作りましょう。

【2位】引き継ぎに「漏れ」がある

自身の仕事を漏れなく抽出するのは難しいことです。引き継ぎ資料には「漏れ」が生じる場合があります。

特に「不定期の作業」は漏れやすいため、意識しましょう。

【3位】作業結果の「判断方法」が分からない

作業結果の「判断方法」(正常か、異常か)が分からないケースです。

後任が作業結果の善し悪しを判断できず、想定外のトラブルに陥ることがあります。

【4位】「特殊・異常時」の手順漏れ

「想定外の事態」(特殊・異常時)の作業手順が漏れるケースです。

特殊・異常時に対応方法が分からず、トラブルになる可能性があります。

【5位】引き継ぎが「口頭のみ」

「口頭のみ」では「認識の食い違い」によるトラブルが発生しやすくなります。

【6位】「引き継ぎ自体無い」

急病等で「引き継ぎ自体が無い」ケースです。仕事によっては「深刻な状態」です。

【7位】重要な仕事が
「1人のみに引き継がれている」

会社や部署にとって重要な仕事の引き継ぎが「1人にしかされていない」ケースです。

引き継いだ1人がダウンすると、会社や部署に「大きな損害」が出る可能性があります。

引き継ぎの「失敗例」から学べる教訓

引き継ぎを行う前に、引き継ぎは「失敗することが多い」と知っておきましょう。

以降では、うまく後任に引き継ぎを行うための「ポイント」「手順」を紹介します。

2.【職種別】引き継ぎの「ポイント」

まずは、職種別の引き継ぎ「ポイント」を紹介します。

(1)「営業職」の場合

「営業職」の存在意義は、

「自社商品を顧客に販売または契約」

することです。

顧客とのやり取りについて、「5W1H」を意識し、

  1. いつ   (When)
  2. どこで  (Where)
  3. 誰が   (Who)
  4. 何を   (What)
  5. なぜ   (Why)
  6. どのように(How)

やり取りしたかについて、しっかり「記録」「引き継ぐ」必要があります。

  • 決済権がある人(ステークホルダー)
  • 社風(連絡方法、規則、歴史、
    ビジョン、業界の常識など)

の情報も残しましょう。

これらの情報は、日常的に記録・共有できる状態にしておくと、必ず役に立ちます。

営業は「会社の顔」です。会社の信用・信頼に繋がりますので、引き継ぎはていねいにしてください。

(2)「接客職」の場合

「接客業」の存在意義は、

「お客様のニーズ・要望・目的の把握」
「顧客満足度の最大化」

です。

  • 接客で「間違いやすい点」
  • 接客で「迷いやすい点」

について、身につけてもらうために、

  1. 「OJT」実施
  2. 「引き継ぎ資料」作成

の順に行うのが効率的です。

OJTで、身についた事項は、必ずしも資料に残す必要はありません。

「顧客満足度の最大化」を最優先にして、引き継ぎ事項を考えましょう。

(3)「事務職」「技術職」の場合

「事務職」「技術職」の存在意義は、

「ルールを守って、確実に業務を遂行する」

ことです。

そのため「マニュアル作成」が必要です。

  • 事務職は「できるだけシンプル」
    (入れ替わりが激しいため)
  • 技術職は「できるだけ細かく」
    (手順、規則が厳格で複雑なため)

情報を整理して、マニュアルを作成しましょう。

特に「後任者が困りそうな内容」を想定し、対処法を記載するのがポイントです。

3.「引き継ぎ」の具体的なステップ

最後に、「引き継ぎの具体的なステップ」を優先度順に紹介します。

(1)必ず必要

  1. 「自分の持つ仕事」の洗い出し
  2. 「引き継ぐ仕事」の選別
  3. 「重要度・頻度別」の分類

(2)できればしたい

  1. 「引き継ぎスケジュール」の作成
  2. 「手順書」「チェックリスト」の作成
  3. 「目次」の作成

(3)余裕があればしたい

  1. 後任者による「一通りの手順確認」
  2. OJT形式の「仕事引き継ぎ」
  3. 「関連部署や関係者」への説明

まとめ(後任者が理解でき、実務が引き継げることが何よりも大切です)

上記手順で引き継ぎを行うことで、仕事を後任者にしっかり引き継げます。

引き継ぎ期間は短い場合は「優先順位」を考え、いくつかの手順を省く必要があります。

引き継ぎは、後任者が「理解でき」「実務が引き継げる」ことが何よりも大切です。

「人生の選択」で迷うママへ
「妊娠後のお金」について知りたい!
妊娠後パート仕事はいつまで続ける?
妊娠後、仕事を辞めるとお金が…

「望まない妊娠」をしたら・・・

赤ちゃんをおろせるのはいつまで?

「育休・産休手続き」を知りたい!

産休と育休の手続き一覧を徹底解説!